HR und der Corona-Exit – So schaffen Sie den Weg zurück in die Normalität

HR und der Corona-Exit – So schaffen Sie den Weg zurück in die Normalität

In der aufkommenden Diskussion und Planung einer Corona-Exit Strategie haben wir uns die Zeit genommen, darüber nachzudenken, was eine Lockerung der Maßnahmen für Unternehmen bedeutet und mit welchen Erwartungen und welcher Verantwortung Sie sich konfrontiert sehen werden.

Freitag, der 13. März, war unser erster Tag im Homeoffice. Seitdem sind 49 Arbeitstage vergangen. 49 Tage, das sind 1176 Stunden. 1176 Stunden, in denen wir unseren privaten und beruflichen Alltag völlig neu erlernen und emotional einordnen mussten. 1176 – jede Person mit Personalverantwortung sollte sich Zeit nehmen, um diese Zahl einmal wirken zu lassen. Seit 1176 Stunden sehen sich Ihre Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen einer noch nie da gewesenen Unsicherheit und Sorge ausgesetzt. 

Die Diskussionen um eine Exit-Strategie haben begonnen, die Ängste bleiben

Laut einer repräsentativen Studie von Censuswide im Auftrag der Bewertungsplattform Glassdoor fürchten 52% der befragten Arbeitnehmer*innen aufgrund der Corona-Krise ihren Job zu verlieren. 53% von 92% der Befragten, die sich noch nicht in Kurzarbeit befanden, hatten Angst, dass Kurzarbeit der nächste Schritt ihres Unternehmens sein könnte und sie sich weiterer Unsicherheit und Gehaltskürzungen gegenübersehen. 

Die daraus resultierende Erwartungshaltung an die Recruiting- und HR-Teams ist so neu wie die Sorgen und Ängste, denen wir uns ausgesetzt sehen. Und wir dürfen hierbei nicht vergessen: Personaler*innen spüren die Sorgen und Ängste sowie die Erwartungshaltung. Im Rahmen des repräsentativen „Special Report: Trust und der Coronavirus“, der von Edelmann bereits Anfang März durchgeführt wurde, gaben 57% der deutschen Befragten an, nach den Gesundheitsbehörden, dem eigenen Unternehmen im Hinblick auf die Validität der Informationen am meisten zu vertrauen. 47% der Befragten wünschen sich mindestens ein tägliches Update des eigenen Unternehmens. Das eigene Unternehmen wird auf der Suche nach Sicherheit in die Verantwortung genommen.

Gespannt haben wir gewartet, ob, wann und wie die getroffenen Maßnahmen bundesweit bzw. länderspezifisch gelockert werden. Der Weg zurück in die Normalität, zurück in die Arbeitswelt, welcher selbstverständlich das wirtschaftliche Überleben der Unternehmen und somit die Existenzen der Arbeitnehmer*innen sichern soll, ist nun zum Greifen nah. Die große Kunst wird es nun sein, die eigenen Mitarbeiter*innen „mitzunehmen“ und sukzessive in die Normalität zurückzuführen. Der Wunsch nach Informationen wird nicht abflachen, er wird steigen. Die Zukunftsängste sind da und lähmen die Produktivität.

Die Exit-Strategie ist der letzte Teil des Krisenmanagements und sicherlich der essentiellste, da er es Ihnen erlaubt, das bereits passierte zu evaluieren und Ihre Teammitglieder zurück ins Boot zu holen. Aufgrund der Kurzfristigkeit bestimmter Maßnahmen während der Pandemie können sich viele Mitarbeiter*innen teilweise verloren fühlen.

Truffls Timeline für den Weg in die Normalität

Die schwierigste aller Fragen: Wo fange ich an? Die nachfolgende Timeline ist ein Angebot unsererseits, das Sie Ihrer Unternehmensspezifika entsprechend anwenden können, um alle Teams bzgl. der Exit-Strategie auf den aktuellen Stand zu bringen und durch Transparenz vor allem Vertrauen zu schaffen.  

Aufarbeitung der Anfangszeit der Pandemie

Wie wurde in Ihrem Unternehmen auf die Krise reagiert? Wie schnell konnten und wollten Sie reagieren? 

Hierbei soll es nicht darum gehen, nicht-zielführende Diskussionen über einzelne Maßnahmen zu eröffnen. Durch eine ehrliche Reflexion und die Wertschätzung, die Sie Ihren Mitarbeiter*innen damit entgegenbringen, soll die Basis für Vertrauen gelegt werden.

Wie wurde während des Umschaltens in den Krisenmodus kommuniziert?

An dieser Stelle sollte die Frage beantwortet werden, ob Sie alle Mitarbeiter*innen „mitnehmen“ konnten. Ggf. sind nur einzelne Abteilungen Ihres Unternehmens ins Homeoffice gegangen, andere führten ihre Arbeit im Büro fort. Suchen Sie hier aktiv den Dialog. Finden Sie heraus, ob Unsicherheiten bei Ihren Mitarbeiter*innen bestehen, welche sie beim nächsten Schritt in Richtung Normalität behindern.

Mussten Sie bereits schmerzliche Entscheidungen wie Entlassungen treffen? Wenn ja, wie haben Sie diese kommuniziert?

Auch hier gilt es, die Mitarbeiter*innen bezüglich der getroffenen Entscheidungen abzuholen. Sicherlich ist dies die schwierigste Aufgabe, da ein zu ehrlicher Umgang gerade in kritischen Zeiten eher Verunsicherungen nach sich ziehen würde. Dieser Schritt muss deshalb unternehmensspezifisch evaluiert werden und ggf. mit den nachfolgenden Punkten zusammen passieren. 

Klare Kommunikation des Status Quo

Wie ist die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens? Inwiefern ist Ihre Branche im Speziellen durch die Krise betroffen? Welches sind die aktuell kritischen Faktoren?

Geben Sie hier ein Update für Ihr gesamtes Team und ordnen Sie Ihr Unternehmen ein. Selbstverständlich informiert sich jedes Ihrer Teammitglieder über die jeweils bevorzugten Kanäle, was im Zweifel aber zu einem heterogenen Informationsstand führt. Ein einheitlicher Informationsstand bildet das Fundament für vertrauensvolle und aufgeklärte Mitarbeiter*innen.

Welche Maßnahmen sollen kurzfristig ergriffen werden?

Hier sind Sie sicherlich sehr individuell betroffen. Gibt es abteilungsspezifische Regelungen? Gibt es Regelungen bzgl. der Mitarbeiter*innen? Beispielsweise hinsichtlich Kurzarbeit oder Schichtsystemen? Holen Sie alle Teams ab, welche Abteilung wie arbeitet und erklären Sie, warum Sie diese Maßnahmen getroffen haben oder jetzt treffen werden. Nehmen Sie die Last von den Schultern einzelner Mitarbeiter*innen, die sich über ihre Kolleg*innen Sorgen machen oder die Rolle der eigenen Abteilung im Gesamtgefüge gerade nicht einordnen können. 

Wie ist der kurzfristige Action-Plan? Gibt es kurzfristige Anpassungen des Geschäftsmodells?

Mit Hinblick auf die allseits geforderte Agilität ist es nicht unwahrscheinlich, dass sich die Ausrichtung einzelner Abteilungen ändern muss. Stellen Sie auch hier sicher, jede*n Mitarbeiter*in mitzunehmen bzw. dass jede Führungskraft ihre Abteilung mitnimmt. Setzen Sie nicht voraus, dass jede*r Mitarbeiter*in notwendige Richtungswechsel versteht oder zum Wohle des Unternehmens bedingungslos mitträgt. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen das Gefühl, dass sie aktiv zur Stabilisierung des Unternehmens beitragen können und deshalb vollumfänglich eingebunden werden.

Ist ein echter Dialog möglich? 

Kommunizieren Sie momentan via E-Mail mit Ihren jeweiligen Teams? Oder Videokonferenzen? Auch wenn die E-Mail einen Rückkanal bietet, ist die Hemmschwelle, den Antwortknopf zu drücken höher als in persönlichen Gesprächen – auch wenn diese per Video stattfinden. Organisieren Sie den Dialog zum Beispiel durch Video-Teammeetings mit der Geschäftsführung, teamübergreifend oder teamintern – so wie es situationsspezifisch passt. Die Einführung einer anonymen Feedback- und Fragemöglichkeit kann ebenfalls helfen, einen echten Dialog zu ermöglichen. Ihre Mitarbeiter*innen hatten viel Zeit sich Gedanken zu machen und ggf. auch eigene Ideen und Ansätze zu entwickeln. Bieten Sie einen Raum für diese Ideen.

Bewältigung der Rückkehr in den Arbeitsalltag im ständigen Dialog

Definition sicherer Arbeitsplatz

Neben der Einordnung der eigenen Person und des eigenen Aufgabengebiets in dieser Krise erwarten Ihre Mitarbeiter*innen einen Stufenplan, der die gesundheitliche Sicherheit jeder einzelnen Person in den Mittelpunkt stellt. Hier sollten Sie eine unternehmensspezifische Definition des “sicheren Arbeitsplatzes” festlegen. Machen Sie einen Vorschlag für Ihre Mitarbeiter*innen, ob beispielsweise eine abteilungsspezifische Definition Sinn ergibt. Gehen Sie mit diesem Vorschlag wieder in den Dialog. Natürlich wird es gesetzliche Regelungen oder zumindest länderspezifische Empfehlungen geben, deren Einhaltung Sie zu verantworten haben. Nichtsdestotrotz kann aber für Ihre Teams die Mindestanforderung an den sicheren Arbeitsplatz ausgebaut oder um weitere Spezifika erweitert werden.

Bedürfnisse und Ängste einzelner Mitarbeiter*innen berücksichtigen 

Bieten Sie auch hier unterschiedliche Möglichkeiten für den Dialog. Kreative Diskussionsrunden sowie die Möglichkeit anonym Ängste und Bedürfnisse äußern zu können, geben Ihren unterschiedlichen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu kommunizieren.

Best-Practice-Beispiele teilen und annehmen

Naturgemäß stehen Sie im Austausch mit Branchenkolleg*innen, Freund*innen sowie der Familie und alle beschäftigen sich mit der Frage, wie es jetzt weitergehen soll. Gehen Sie auch hier in eine offene Kommunikation und tauschen Sie sich bezüglich der Vorgehensweise aus. Tragen Sie Vorschläge wieder in Ihr Unternehmen hinein.

Wir geben Ihnen gerne noch unsere truffls Best Practices mit auf den Weg:

Wir haben, unabhängig von der Krise, regelmäßige Company Updates bei uns integriert. Das bedeutet, unsere Geschäftsführung sowie das Management-Team stellen die kurz- und langfristigen Ziele sowie den Stand individueller truffls Projekte vor und ermöglichen den Austausch auf Augenhöhe. Natürlich ist die Praktikabilität eines solchen Austauschs auch von der Größe Ihrer Teams und der Unternehmenskultur abhängig, jedoch sehen wir ein regelmäßiges Company Update als wertvolle Maßnahme zur transparenten Einbindung jeder einzelnen Person an. Auch wir sind mittlerweile personell so sehr gewachsen, dass die Digitalisierung des Company Updates ein bisschen Organisation bedarf. Unsere Company Updates finden analog sowie digital im World Café Format statt. 

Das Format sieht einen gemeinsamen Beginn und ein gemeinsames Ende des Company Updates vor. Nach der Begrüßung verteilen wir uns in 6 unterschiedliche Räume. Die Teamleitungen unserer Abteilungen besuchen dann nacheinander die unterschiedlichen Räume, in denen sich in entspannter Atmosphäre – wie beim Kaffee trinken – ausgetauscht werden kann. Die Teamleitung übernimmt dabei den Gastgeber-Part, präsentiert Projekte und Ziele und steht für den Austausch hinsichtlich der Projekte zur Verfügung. In der Praxis bedeutet dies aktuell: Einen Google Hangouts Link für die gemeinsame Begrüßung, 6 unterschiedliche Google Hangouts Links für die jeweiligen Räume und einen Hangouts Link für einen Raum, in dem wir am Schluss wieder zusammenfinden. Unserer Erfahrung nach ist das Company Update eine wahre Bereicherung für jede Unternehmenskultur und wir können es nur weiterempfehlen, als eine der vielen Maßnahmen auf dem Weg in die Normalität. 

Wir geben Ihnen gerne mehr Details – unsere HR Consultants freuen sich auf den Austausch mit Ihnen! Melden Sie sich gerne unter +49 30 9700 5010 oder via kunden@truffls.com.

Zurück zur truffls Website